เห็นชื่อเรื่องอย่าเข้าใจว่าบทความนี้จะเป็นการนำเทคนิค Just in Time (JIT) มาเปรียบเทียบหรือประชันกับ Lean Management (Lean) ในการบริหารสินค้าคงคลัง ดังที่หลาย ๆ คนอาจจะเคยเข้าใจผิด … เพราะทั้ง JIT และ Lean เป็นเทคนิคสำคัญของการบริหาร Supply Chain ให้เกิดสมดุล ด้วยการจัดการสินค้าคงคลังขององค์กรให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผล
เมื่อมีการกล่าวถึงสินค้าคงคลัง (Inventory) เรามักนึกถึงสินค้าที่ผลิตสำเร็จพร้อมขาย พร้อมส่งมอบให้ลูกค้าแล้วเท่านั้น แต่สินค้าคงคลังไม่ได้มีความหมายเพียงเท่านั้น เพราะสินค้าคงคลังจะหมายรวมถึงวัตถุดิบ หรือทรัพยากรต่าง ๆ ใน Supply Chain ที่เราต้องเตรียมสำรองไว้ เพื่อการผลิตสินค้าให้ทันความต้องการของลูกค้าตลอดเวลา
การบริหารสินค้าคงคลังที่มีเหลือเกินความต้องการ ย่อมส่งผลดีในด้านความพร้อมที่จะนำสินค้าคงคลังมาใช้ได้ทันที ลดความเสี่ยงจากปัญหาขาดแคลนวัตถุดิบ หรือสินค้าไม่พอขาย แต่ย่อมแลกมาด้วยต้นทุนการจัดเก็บและรักษาที่มากขึ้นไปด้วย จากเหตุผลดังกล่าว จึงเป็นที่มาของการคิดค้นเทคนิคที่จะนำมาช่วยลดต้นทุนจากสินค้าคงคลัง คือ JIT และลดความสูญเปล่า (Waste) ในกระบวนการผลิตหรือดำเนินงานให้ลดน้อย หรือไม่เกิด Waste ขึ้นเลย คือ Lean
JIT และ Lean จึงเป็นเครื่องมือสำคัญของการบริหาร Supply Chain ในยุค Digital Economy ที่ต้องตระหนักถึงลูกค้าเป็นอันดับแรก (Customer Centric)
Just in Time VS Lean Management
ในโลกแห่งการบริหาร คงไม่มีนักบริหารธุรกิจคนใดไม่เคยได้ยิน ระบบสายงานผลิตของ Toyota หรือ Toyota Production Systems ที่เปรียบเสมือนคัมภีร์บริหารสายงานผลิตของอุตสาหกรรมต่าง ๆ ก่อนจะถูกนำไปประยุกต์ใช้ในองค์กรธุรกิจทั่วโลกในชื่อ Just in Time (JIT)
หากแต่ในประวัติศาสตร์อุตสาหกรรมนั้น ควรถือว่า JIT มีจุดกำเนิดจริง ๆ จากแนวคิดบริหาร Ford Motor ของ Henry Ford ที่ผู้บริหาร Toyota คือ Taiichi Ohno นำมาประยุกต์เข้ากับระบบบริหารสินค้าที่มีประสิทธิภาพในธุรกิจ Supermarket ของสหรัฐอเมริกา กระทั่ง ได้ระบบ Toyota Pruduction Systems (TPS) หรือ JIT ที่ทั่วโลกรู้จัก ซึ่งช่วยให้การบริหารสายงานผลิตสามารถลดภาระการจัดเก็บสินค้าคงคลัง ให้มีปริมาณไม่มากจนเป็นภาระด้านต้นทุนการเก็บรักษา และไม่น้อยจนเป็นเหตุแห่งการสูญเสียโอกาสทางธุรกิจ หรือผลิตได้ไม่ทันความต้องการของตลาด
แม้ Toyota จะมี TPS หรือ JIT ที่เรารู้จัก ช่วยยกระดับคุณภาพการบริหารสายงานผลิตรถยนต์ด้วยการลดต้นทุนด้านสินค้าคงคลังได้แล้ว แต่ในกระบวนการผลิตและดำเนินงานของ Toyota ยังคงมีสินค้าคงคลังเป็นต้นทุนขององค์กรอยู่ต่อไป
คำว่า “ต้นทุน” ดูจะเป็นสิ่งแสลงใจของ Taiichi และผู้บริหาร Toyota จริง ๆ จึงเกิดคำสั่งที่จริงจัง (ตาม Style นักบริหารเลือดบูชิโด) ให้บุคลากรของ Toyota ร่วมกันแก้ไขปัญหาความสูญเปล่าในองค์กรอย่างเข้มข้น ภายใต้แนวคิดและแนวทางการดำเนินงานของ Taiichi ที่มุ่งเน้นกำจัดความสูญเปล่า (Waste) ต่าง ๆ ในองค์กรอย่างถึงรากถึงโคน จนเกิดเป็นแนวคิดและกระบวนการบริหารและจัดการสายการดำเนินงาน เพื่อลด Waste อย่างเป็นรูปธรรม คือ Lean
ซึ่งต่อมา Lean ได้ถูกนำไปประยุกต์ใช้กับธุรกิจต่าง ๆ ทั่วโลก ไม่เฉพาะอุตสาหกรรมที่มีสายการผลิตเท่านั้น แต่สามารถประยุกต์ไปสู่ธุรกิจบริการ ภาคการค้า หรือแม้แต่ในระบบราชการอีกด้วย
ดังนั้น ทั้ง JIT และ Lean จึงเกิดขึ้นจากบุคคลคนเดียวกัน ด้วยวัตถุประสงค์เดียวกัน และเริ่มใช้ในองค์กรระดับโลกแห่งเดียวกัน คือ Toyota ของญี่ปุ่น
แนวคิดและประโยชน์ของ JIT
JIT มีหลักการที่ขอกล่าวโดยสังเขป เพื่อความเข้าใจในเบื้องต้น คือ เมื่อเราได้รับคำสั่งซื้อ หรือแผนงานการจัดจำหน่ายจากฝ่ายการตลาดของเราในจำนวนที่ชัดเจนและแน่นอน เราจะออกคำสั่งซื้อวัตถุดิบไปยัง Suppliers และจัดเตรียมแผนงานผลิตสินค้าให้แล้วเสร็จพร้อมส่งมอบให้ลูกค้าตามกำหนด หรือทันกำหนดการการจำหน่ายของฝ่ายการตลาด
จากหลักการข้างต้น จะเห็นได้ว่าในกระบวนการผลิตของเราจะไม่มีการเตรียมวัตถุดิบหรือสินค้าคงคลังไว้ล่วงหน้าเช่นเทคนิคการบริหารสินค้าคงคลังหรือการจัดการผลิตอื่น ๆ เพราะ JIT คือ ระบบบริหารสินค้าคงคลังในรูปแบบ “ดึง (Pull)” ที่ใช้ความต้องการหรือคำสั่งซื้อของลูกค้าเป็นเกณฑ์การดำเนินงาน แตกต่างจากระบบอื่น ๆ ที่เราสามารถนิยามโดยรวมได้ว่าเป็นรูปแบบ “ผลัก (Push)” คือ ผลิตออกมาก่อน (เป็นจำนวนมาก) แล้วค่อยคิดเรื่องการตลาด และจัดจำหน่าย
แม้ว่า JIT จะมีข้อดีที่เราสามารถลดภาระด้านต้นทุนการบริหารสินค้าคงคลังได้ แต่เชื่อว่าโดยประสบการณ์ของผู้ประกอบการหรือนักบริหารธุรกิจจำนวนมาก ย่อมเห็นถึงข้อเสียของ JIT ได้ในเวลาเดียวกัน คือ
– เกิดต้นทุนจากคำสั่งซื้อวัตถุดิบเพิ่มขึ้น จากความไม่คงที่ ทั้งด้านปริมาณ และเวลา
– ยากต่อการควบคุมคุณภาพของวัตถุดิบในกระบวนการผลิต
– มีความเสี่ยงจากการผลิตสินค้าไม่ทัน หรือไม่เพียงพอต่อการจำหน่ายในเวลาที่ต้องการ
– ขาดความต่อเนื่องในกระบวนการผลิตตลอด Supply Chain
– บุคลากรขาดการพัฒนาทักษะการทำงานอย่างต่อเนื่อง และส่งผลกระทบต่อ Turnover Rate ในองค์กร
หลักการและประโยชน์ของ Lean
จากที่ได้กล่าวถึงความเป็นมาของ Lean ที่พัฒนาขึ้นมาเพื่อปัดกวาด Waste ในกระบวนการผลิตด้วยเทคนิค JIT ให้น้อยลงหรือหมดไปในสายการผลิต จึงนับว่ามีความสำคัญเหนือกว่า JIT ด้วยซ้ำไป เพราะ Lean ให้ความสำคัญกับการลด Waste ตลอด Supply Chain
ดังนั้น หากในกระบวนการผลิตหรือดำเนินงานของเรายังมี Waste ที่เป็นความสูญเปล่าอยู่ในกระบวนการ เราจะไม่สามารถคาดหวังผลลัพธ์ที่ต้องการจาก JIT คือ การไม่มีสินค้าคงคลังเป็นต้นทุนที่แบกรับ หรือแม้แต่การจะส่งมอบสินค้าให้ทันความต้องการของลูกค้า
Wastes ที่ Taiichi Ohno และบุคลากร ได้ร่วมกันค้นหาจนพบในกระบวนการผลิตของ Toyota จนนำมาซึ่งต้นแบบ Lean ประกอบด้วย
– Over Production หรือการผลิตมากเกินไป
– Over Processing มีกระบวนการการผลิตหรือทำงานมากเกินไป
– Conveyance คือ มีการขนส่งมากไป
– Inventory หรือมีสินค้าคงคลัง (เกินจำเป็น)
– Motion คือ มีการเคลื่อนไหวที่ไม่จำเป็น
– Waiting มีการรอคอยในกระบวนการดำเนินงาน
– Defect มีของเสียเกิดขึ้นในกระบวนการ
การดำเนินงานเพื่อลด Waste ดังกล่าวนี้ จะเกิดขึ้นได้อย่างมีประสิทธิภาพต้องมีการศึกษากระบวนการดำเนินงานทั้งระบบ อาจจะนับตั้งแต่กระบวนการรับคำสั่งซื้อจากลูกค้า (เพราะเรามีลูกค้าเป็นศูนย์กลาง) ทบทวนกระบวนการย้อนกลับมาถึงจุดเริ่มต้น จนอาจจะไปสิ้นสุดที่กระบวนการออกแบบสินค้าของเรา รวมถึง การรับฟังข้อเสนอแนะจากบุคลากรในแต่ละกระบวนการ เพื่อค้นหากระบวนการที่ก่อให้เกิดคุณค่า (Value) และกระบวนการที่สร้าง Waste ขึ้น แล้วจึงออกแบบพัฒนากระบวนการดำเนินงานของเราทั้งระบบ สุดท้าย คือ การฝึกอบรมบุคลากรให้รู้และเข้าใจระบบการทำงานรูปแบบใหม่ ที่ Lean ขึ้น … และต้องพร้อมที่จะปรับปรุงระบบทันที เมื่อทราบถึงอุปสรรคในกระบวนการทำงาน จากการรับฟังปัญหาหรือความคิดเห็นของบุคลากรผู้ปฏิบัติงานจริงอย่างต่อเนื่อง เช่นเดียวกับวัฒนธรรมองค์กรของ Toyota ที่เรารู้จักกันในชื่อ Toyota Way
การจะพัฒนา JIT และ Lean ขึ้นในองค์กร มีเคล็ดลับที่ไม่ลับ คือ หากเราต้องการพัฒนา Supply Chain ของเราให้มีประสิทธิภาพ สามารถผลิตหรือมีสินค้าจำหน่ายให้ลูกค้าได้ทันตามความต้องการ มีกระบวนการการผลิตที่ไหลลื่น ไม่มีสินค้าคงคลังเป็นต้นทุนให้ต้องแบกรับ และไม่มี Waste เกิดขึ้นในองค์กร … เราควรศึกษาออกแบบ Lean ให้เป็นกลยุทธ์กำจัด Waste ในองค์กรของเรา แล้วใช้ JIT เข้ามาสนับสนุนการบริหารสินค้าคงคลังให้ Supply Chain ของเราเกิดสมดุลที่มีลูกค้าเป็นศูนย์กลาง
และเพื่อช่วยเจ้าของธุรกิจหรือผู้บริหาร ที่ต้องการเพิ่มความรู้และประสบการณ์ให้ทีมงาน e-Commerce มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ จึงได้จับมือ 16 นักธุรกิจและผู้เชี่ยวชาญด้าน Supply Chain เปิดหลักสูตร Fast Mini MBA Supply Chain Management for e-Business เพื่อช่วยลดต้นทุนและเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการตั้งแต่การออกแบบกระบวนการทำงานจากคลังสินค้าสู่การส่งมอบสินค้าที่ลูกค้าพึงพอใจ คลิกเพื่อสมัคร หรือ ดูรายละเอียดที่ : https://amec-ku.org/fast-mini-mba/
